1. Veri sorumlusu kim?
Termindo iki farklı rolde çalışır ve hangi verinin hangi rol altında işlendiğini bilmeniz önemlidir.
Randevu alan müşteriler için: Randevu aldığınız işletme (kuaför, klinik vb.) veri sorumlusudur. Termindo, o işletmenin talimatıyla hareket eden veri işleyendir. Randevunuzla ilgili taleplerinizi öncelikle işletmeye iletmelisiniz; işletmeye ulaşamazsanız aşağıdaki adresten bize yazabilirsiniz, talebinizi işletmeye iletir ve yerine getirilmesine yardımcı oluruz.
İşletme hesabı sahipleri ve ekip üyeleri için: Hesabınız, oturumlarınız, faturalama ve platform kullanımınıza ilişkin veriler bakımından veri sorumlusu Trius’tur. Personelin adı ve fotoğrafı gibi işletmenin kendi sayfasında yayımladığı bilgiler bakımından ise veri sorumlusu, bunları giren işletmedir.
Yorumların incelenmesi bakımından: Müşterilerin yazdığı yorumları yayımlayan ve gerektiğinde gizleyen Trius’tur; bu işlem bakımından veri sorumlusu Trius’tur.
Veri sorumlusu: Trius — Tepebaşı/Eskişehir — E-posta: kvkk@termindo.com
2. Hangi verileriniz işleniyor?
Müşteri olarak: ad soyad, e-posta adresi, cep telefonu numarası, randevu tarih ve saatiniz, seçtiğiniz hizmet ve personel, randevu formunda verdiğiniz yanıtlar, randevunuzun durumu ve geçmişi, randevunuz için gönderilen e-posta ve SMS’lerin kaydı, giriş için kullanılan tek kullanımlık kod kayıtları ve işlem güvenliği kayıtları (IP adresi, işlem zamanı). E-posta adresiniz hesabınızı oluşturmak, size giriş kodunu ve randevu bildirimlerini göndermek için kullanılır; telefon numaranız işletmenin size ulaşabilmesi için istenir ve şimdilik doğrulanmaz.
İşletme ararken konumunuz: Yakınınızdaki işletmeleri göstermek için, izin verirseniz tarayıcınız konumunuzu alır. Konumunuz yaklaşık 1 km hassasiyete yuvarlanarak yalnızca o aramada kullanılır; Termindo onu kaydetmez, hesabınızla ilişkilendirmez ve kayıtlarına yazmaz. İzin vermezseniz il ve ilçe seçerek arayabilirsiniz.
Yorum yazarsanız: verdiğiniz yıldız puanı (1–5) ve en fazla 200 karakterlik yorumunuz. Yorumunuz işletmenin sayfasında adınız, baş harfiniz, aldığınız hizmet veya randevu tarihiniz olmadan yayımlanır; işletme de yorumu kimin yazdığını görmez. Yalnızca hizmeti tamamlanmış bir randevu, bir kez yorumlanabilir.
İşletme sahibi veya ekip üyesi olarak: ad soyad, e-posta adresi, cep telefonu numarası, parolanızın geri döndürülemez özeti (parolanın kendisi saklanmaz), işletme adı, adresi ve sayfa adresi, çalışma saatleri, hizmet ve personel kayıtları, isteğe bağlı olarak yüklenen işletme ve personel fotoğrafları, ekibe davet edilen kişinin e-posta adresi, oturum ve işlem güvenliği kayıtları.
Sağlık ve benzeri özel nitelikli veriler: Yalnızca klinik gibi sektörlerde, işletmenin randevu formu bunu sorduğunda ve yalnızca ayrıca açık rızanızı verdiğinizde işlenir. Bu rızayı vermemeniz randevu alabilmenize engel değildir; formun o alanını boş bırakabilirsiniz.
Herkese açık olanlar: İşletmenin sayfasında yayımlanan bilgiler — işletme adı, adresi, tanıtım yazısı, fotoğrafları, randevu verebilen personelin adı ve (yüklenmişse) fotoğrafı, yayımlanmış yorumlar — internet üzerinden herkes tarafından görülebilir.
3. Hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeple?
Randevu talebinizin işletmeye iletilmesi, onaylanması, size e-posta (ve açık olduğunda SMS) ile bildirilmesi ve hatırlatılması; müşteri hesabınızın e-posta adresinizle açılması ve giriş kodunun e-postanıza gönderilmesi — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c).
Hesabınızın oluşturulması, telefon numaranızın veya e-posta adresinizin doğrulanması ve oturum güvenliği — sözleşmenin ifası ve meşru menfaat (KVKK m.5/2-c ve 5/2-f).
İşletmenin sayfasının, personelinin ve fotoğraflarının yayımlanması — işletmeyle aramızdaki sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c); personel bilgileri bakımından işletmenin kendi hukuki sebebi.
Yorumunuzun yayımlanması ve hakaret, kişisel veri veya hukuka aykırı içerik barındıran yorumların incelenip gizlenmesi — yorumu yayımlanmak üzere sizin göndermiş olmanız (alenileştirme, KVKK m.5/2-d) ve işletmeler hakkında güvenilir değerlendirme sunmaktaki meşru menfaatimiz (KVKK m.5/2-f).
İşletmelere kesilen SMS kontörü faturalarının dayanağının tutulması — hukuki yükümlülük ve sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-ç ve 5/2-c).
Kötüye kullanımın, sahte randevunun ve otomatik saldırıların önlenmesi, kayıtların tutulması — meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).
Mevzuattan doğan saklama ve bilgi verme yükümlülüklerimiz — hukuki yükümlülük (KVKK m.5/2-ç).
Ticari elektronik ileti gönderimi — açık rıza (KVKK m.5/1 ve 6563 sayılı Kanun). Bu rıza her zaman isteğe bağlıdır ve hiçbir hizmet buna bağlı değildir.
Sağlık gibi özel nitelikli verilerin işlenmesi — açık rıza (KVKK m.6).
4. Verileriniz kimlerle paylaşılıyor?
Randevu aldığınız işletme ile: Adınız, telefon numaranız, e-posta adresiniz ve form yanıtlarınız, randevunuzu karşılayabilmesi için işletmeye gösterilir. Bir işletme yalnızca kendi müşterilerinin verisini görebilir; bu, veritabanı düzeyinde satır bazlı güvenlikle zorunlu kılınmıştır.
Hizmet sağlayıcılarımız ile: Platform, bizim talimatımızla ve sözleşmeyle sınırlı olarak veri işleyen şu sağlayıcılar üzerinde çalışır: sunucular ve veritabanı — Railway (Amerika Birleşik Devletleri); web arayüzü — Vercel (Amerika Birleşik Devletleri, küresel içerik dağıtım ağı); e-posta — Zoho (Avrupa Birliği); fotoğraf depolama — Cloudflare (küresel); SMS — Netgsm (Türkiye); harita karoları — OpenFreeMap (haritayı gösterebilmek için tarayıcınızın IP adresi bu sağlayıcıya ulaşır; konumunuz gönderilmez).
Yurt dışına aktarım: Yukarıdaki sağlayıcılardan Railway, Vercel, Zoho ve Cloudflare Türkiye dışındadır; randevu kayıtlarınız dahil verileriniz bu nedenle yurt dışında saklanır. Bu aktarım, KVKK m.9/4 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca ilan edilen standart sözleşmeler bu sağlayıcılarla imzalanarak ve imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurum’a bildirilerek yapılır. SMS gönderimleri yurt içinde kalır.
Yetkili kurumlarla: Kanunen talep edilmesi hâlinde, yalnızca talep edilen kapsamla sınırlı olarak.
Verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satmıyor, kiralamıyor veya devretmiyoruz.
5. Ne kadar süreyle saklanıyor?
Randevu kayıtları ve bunlara bağlı kişisel veriler (form yanıtları dahil), işletmenin Termindo üyeliği sürdüğü müddetçe ve randevu tarihinden itibaren en fazla 10 yıl saklanır (Türk Borçlar Kanunu m.146 genel zamanaşımı). İşletmenin üyeliği sona erdiğinde bu veriler en geç 6 ay içinde silinir veya anonim hâle getirilir.
Yorumlar, yayında kaldıkları sürece saklanır. Silme talebinizde yorumunuzun metni silinir; yıldız puanı kimseyle ilişkilendirilemeyecek biçimde işletmenin ortalamasında kalır.
Tek kullanımlık kodlar süreleri dolduğunda kendiliğinden silinir: giriş kodları 5 dakika, parola sıfırlama kodları 15 dakika, e-posta doğrulama bağlantıları 24 saat geçerlidir.
Oturumlar en fazla 30 gün sürer. Parolanızı değiştirdiğinizde önceki bütün oturumlarınız sona erer.
Kabul edilmeyen ekip davetleri 7 gün sonra geçersiz olur ve davet edilen e-posta adresi silinir.
Rıza kayıtları (hangi metnin hangi sürümünü ne zaman onayladığınız ve IP adresiniz), rızanın onaylandığını ispat edebilmemiz için saklanır: aydınlatma metni onayı ve özel nitelikli veri açık rızası, geri alındığı veya hesabın silindiği tarihten itibaren 10 yıl; ticari elektronik ileti onayı, onayın sona erdiği tarihten itibaren 3 yıl (Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik).
SMS gönderim kayıtları (alıcı numara, gönderim zamanı, mesaj parça sayısı), işletmeye kesilen faturanın dayanağı olduğu için ait olduğu yılı izleyen 5 yıl saklanır (Vergi Usul Kanunu m.253). Bu kayıtlar, silme talebinizden sonra da bu süre boyunca yalnızca bu amaçla tutulur.
İşlem güvenliği kayıtları: Kötüye kullanımı sınırlamak için tutulan IP adresi sayaçları en fazla 1 saat, barındırma sağlayıcımızdaki uygulama ve erişim kayıtları en fazla 90 gün saklanır.
Hesabınızı sildirdiğinizde adınız, telefon numaranız, e-posta adresiniz ve form yanıtlarınız silinir veya geri döndürülemez biçimde anonim hâle getirilir; randevunun kendisi, işletmenin istatistiği bozulmasın diye kimseyle ilişkilendirilemeyecek biçimde kalır. Yukarıda saklama süresi belirtilen rıza ve SMS kayıtları bu sürelerin sonunda silinir.
6. Haklarınız (KVKK m.11)
Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme.
KVKK m.7’deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme.
Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7. Başvuru yolu
E-posta ile: kvkk@termindo.com adresine, sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden yazabilirsiniz.
E-posta adresiniz sistemimizde kayıtlı değilse — bu durum yalnızca e-posta adresi istenmeden önce telefon numarasıyla açılmış eski müşteri hesapları için geçerlidir — aynı adrese yazarak başvurunuzda hesabınıza kayıtlı telefon numarasını belirtin. Başvurunun size ait olduğunu, o numaraya göndereceğimiz tek kullanımlık kodla doğrularız.
Yazılı olarak: ıslak imzalı dilekçenizi Trius, Tepebaşı/Eskişehir adresine iletebilirsiniz.
Başvurunuzda adınızı soyadınızı, T.C. kimlik numaranızı (yabancılar için uyruk ve pasaport veya kimlik numarası), tebligata esas adresinizi, varsa e-posta adresinizi ve telefon numaranızı ve talebinizin konusunu belirtmeniz gerekir.
Hesabınızdaki verilerin bir kopyasını makine tarafından okunabilir biçimde almak veya hesabınızın silinmesini istemek için de aynı yollarla başvurabilirsiniz.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde yalnızca Kurul’ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir (KVKK m.13).
Başvurunuz reddedilir, cevabı yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).
8. Veriler nasıl toplanıyor?
Verileriniz, randevu formunu doldurmanız, yorum yazmanız, hesap açmanız ve platformu kullanmanız sırasında elektronik ortamda, doğrudan sizden; personel bilgileri ise işletmenin kendisinden toplanır.
Termindo reklam veya takip amaçlı çerez kullanmaz. Tarayıcınızda yalnızca oturumunuzun sürdürülmesi ve dil tercihiniz için gereken teknik kayıtlar tutulur.
Sitenin hangi sayfalarının ne sıklıkla ziyaret edildiğini görmek için Vercel Web Analytics kullanılır. Bu ölçüm çerez kullanmaz, cihazınızda bilgi saklamaz ve sizi tanımlamaz: yalnızca ziyaret edilen sayfanın yolu, sizi yönlendiren site, ülke, tarayıcı ve cihaz türü toplu olarak sayılır.
9. Bu metin değişirse
Metnin her sürümü tarihiyle birlikte numaralandırılır. Önemli bir değişiklik olduğunda, uygulamayı bir sonraki kullanışınızda yeni sürümü onaylamanız istenir; eski onayınız yeni sürüm için geçerli sayılmaz.